Hvordan man (ikke) ruller ut en løsning til 900 medlemmer

Denne historien begynner som alt annet med en god tanke, to energiske mennesker og en forelskelse – ikke i hverandre, men i løsningen. Den gode tanken var idéutveksling og idéutvikling online for Norges mest innovative nettverk, Gründerskolen Alumni. Løsningen var i dette tilfellet Induct Software, en løsning for innovasjonsstyring og idéutvikling – en super match for foreningen som skal bygge Norge etter oljen – intet mindre. Så kom det en bug, en bug som genererte 10 mail til samtlige brukere av løsningen, spredt over en halv times tid. Løsningen hang og krisen var et faktum.

Styret i GSA sa ja. Kontrakten ble signert og arbeidet var i gang. Det ble forfattet en e-post som skulle gå ut til alle noen timer før lansering der vi beskrev tanken bak, hva dette var for noe og når det skulle komme (litt senere samme dag ). Alle navn og adresser hadde vi i en alternativ database, men vi viste at ikke alle var like aktive. Her kom første kortslutning; For at alle skal få det med seg, skru på varsling fra løsningen til alle.

Kommunikasjonsplanen rundt utrullingen var altså kort og grei: Send en e-post for å informere, gi alle tilgang, ta løsningen i bruk til å diskutere ideer, utfordringer og løsinger. Hva var galt med den? Jo, det tar tid å få alle med (alle leser ikke privat e-post hele tiden!) og for det andre det var ikke tatt høyde for at dette kunne gå galt i det hele tatt. Respons og reaksjoner gikk i alle retninger og skapte mye støy både til styret i GSA, til Gründerskoleadministrasjonen, til Induct Software AS, på Facebook, telefon og messenger og til de to engasjerte sjeler. Kortslutning 2 var altså; For at ingen skal glemme informasjonen er det best å sende den så tett opptil utrulling som mulig.

Begge kortslutninger viste seg å medføre en eksepsjonelt dårlig start på noe som kan bli en kjemperessurs for våre medlemmer, en online portal for idéutveksling, idéutvikling og kompetansedeling. På grunn av nevnte bug kombinert med de to kortslutninger, endte alle opp med å bli spammet ned med 10 mail når noen begynte å gjøre endringer og ingen hadde lest den første mailen der det faktisk stod hva og hvorfor.

Vår lærdom er dermed:
Lærdom 1: Bruk kjente informasjons- og opplæringskanaler til å lansere noe nytt, ikke en tjeneste fra det nye systemet. I vårt tilfelle burde eksisterende blogg (denne!), eksisterende nyhetsbrev og eksisterende alumnisider blitt brukt mer aktivt.

Lærdom 2: Sørg for å gi folk tid til å absorbere endring, gjennom gjentatte kommunikasjoner med litt tid i mellom og gjør planene for utrullingen tilgjengelig i forkant.

Lærdom 3: Planlegg for at ting kan skape reaksjoner og gi folk én, for dem kjent kanal for å ta ut sin eventuelle frustrasjon, spørsmål og kommentarer.

Lærdom 4: Test ut ting på en liten gruppe før det rulles ut til flere hundre.
Dette har vi i hvert fall lært nå!

Til tross for den dårlige starten tror vi virkelig på at denne siden kan medføre en forskjell for vårt nettverk, og oppfordrer derfor deg som er medlem til å gi den en sjanse til. Du kan dele din idé med én, flere, mange eller alle, det bestemmer du selv. Prosessen i løsningen er lagt opp etter idéutviklingsprosessen i Venture Cup, og bør derfor absolutt tilføre verdi om man følger den igjennom.

Logg deg inn på http://gsa.induct.no

Advertisements

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s